כיום כמעט כל עסק בודק היטב כיצד יוכל להתייעל ולחסוך בהוצאות. אם ניתן לבצע מהלכים שיסייעו לחסכון בזמן, זה טוב. אם ניתן לבצע מהלכים שיסייעו לחסוך בהוצאות – זה יותר טוב, ואם אפשר לחסוך גם בזמן וגם בהוצאות – זה כבר הכי טוב.
עסק שמפנה לעצמו זמן להשלמת משימות אחרות שמכניסות כסף, צובר יתרון על המתחרים שלו. ככל שפרודוקטיביות העסק גדלה והזמן מנוצל כראוי, הפוטנציאל להרוויח יותר כסף גבוה יותר.
הנטייה במגזר העסקי כיום היא להמעיט את השימוש בנייר ולנסות לעבוד במתכונת של "ארכיון דיגיטלי". אם הארגון עובד עם קבצים דיגיטליים של מסמכים סרוקים, משמע שהוא מבצע סריקת מסמכים אותם הוא משלב בארכיון דיגיטלי חכם שמאפשר לשלוף מסמך בקליק.
בין אם מדובר במסמכים בגודל A4 , מסמכים גדולים בפורמט רחב בגודל, A0 שרטוטים, מיקרופילם, נגטיבים ועוד, הפתרון של ניהול מסמכים בארכיון דיגיטלי הוא פתרון הרבה יותר מתקבל על הדעת להפוך כל ארגון להיות יותר פרודוקטיבי מאשר היה אי פעם.
העלות של מעבר ארגון לעבוד במתכונת של "ארכיון דיגיטלי" עשויה להיות מפתיעה. חברות המציעות שירותים להסבת ארגונים, משרדים ועסקים למתכונת "ניהול משרד ללא נייר" מחייבות את הלקוח במספר אגורות על כל סריקה של עמוד. כמו כן התקנת תוכנה לניהול מסמכים בארכיון דיגיטלי אינה חייבת להיות יקרה כפי שאנשים חושבים אם אתם בוחרים בפתרון המתאים לצרכים שלכם, ללא תוספות, שכלולים, ברקים ורעמים שאין צורך בהם.
עבודה במתכונת של ארכיון דיגיטלי מפחיתה באופן דרמטי את כמות הניירת בקלסרים שמנמנים, בערמות, במגשים ועל המדפים, כמעט תמיד מובילה לשיפור גדול בתוך הארגון, כך שבדרך כלל זה שווה את ההשקעה.
התוכנות הנוכחיות בתחום ניהול מסמכים מספקות לארגונים פתרונות מצוינים לריכוז וניהול מסמכים וקבצים דיגיטליים בצורה מסודרת במחשב. ניהול מסמכים מסייע לארגון לראות את המידע באופן דיגיטלי בלחיצת כפתור תוך התאמה לצרכי הארגון.
שיטה זו גמישה לביצוע מאחר והאחסון הדיגיטאלי ניתן להרחבה בקלות על פי צרכי הארגון. יתרון חשוב נוסף לשימוש בתוכנה לניהול מסמכים הוא היכולת לבצע אחזור ושליפה מהירה של כל קובץ או מסמך שאתם צריכים בלחיצת כפתור.
להבדיל מניהול מסמכי נייר בעולם האמיתי שמאפשרים אובדן או בלאי למסמכים חשובים, מקרים כאלה אינם יכולים לקרות בארכיון דיגיטלי (אם לא מוציאים מסמך מהקלסר, אלא מעלים אותו למסך בלחיצת כפתור, לא מאבדים אותו בגלל שהוא לא הוחזר למקומו).
